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Organisation des fonctions de conformité et de contrôle interne des entités agréées


Les contrôles d’une entité régulée relèvent des dispositions générales de l’article 23 de la Loi n°1.338 du 7 septembre 2007 sur les activités financières, selon lesquelles « les sociétés agréées sont tenues d’observer les règles prudentielles et de bonne conduite définies par ordonnance souveraine ».

L’article 6 de l’Ordonnance Souveraine n° 1.284 du 10 septembre 2007 portant application de la Loi n° 1.338, précise que les sociétés agréées doivent notamment disposer « d’une organisation administrative » et des « mécanismes de sécurité et de contrôle interne et externe adéquats ».

Dans le cadre des demandes d’agrément, il convient de fournir notamment à la Commission de Contrôle des Activités Financières (CCAF) une description des procédures et des mécanismes de contrôle, ainsi que le curriculum vitae de la personne en charge du contrôle des activités de gestion. Sont visées en premier lieu les personnes en charge du contrôle interne de second niveau (voir ci-après). Selon les entités, cette fonction peut être dénommée contrôleur interne ou responsable conformité (Compliance Officer). Lorsqu’une entité dispose, compte tenu de sa taille et de ses activités, à la fois d’un contrôleur interne et d’un responsable conformité, le curriculum vitae de ce dernier pourra être demandé par la CCAF. Plus généralement, la CCAF peut solliciter la communication de toute autre information ou tout autre document qui lui paraît nécessaire.

La CCAF rappelle que, conformément aux dispositions visées ci-dessus, les entités agréées doivent mettre en place et maintenir un dispositif de conformité et de contrôle interne incluant trois niveaux de contrôles :

 

 

  • Les contrôles de premier niveau : ces contrôles sont effectués par les personnes qui assurent des fonctions opérationnelles. L’objectif est d’appliquer et de respecter les politiques et procédures de la société.
  • Les contrôles de second niveau : leur rôle est de s’assurer de la bonne exécution des contrôles de premier niveau.

Les personnes qui participent à la fonction de vérification de la conformité ne doivent en principe pas participer à la fourniture des services ni à l'exercice des activités qu'elles contrôlent. Il est par ailleurs recommandé que le responsable de la fonction contrôle interne/conformité soit directement rattaché hiérarchiquement à l’un des responsables qui déterminent effectivement l'orientation et la gestion de la société (ROSG).

Lorsque des anomalies sont constatées ou qu’une réévaluation du dispositif de contrôle parait nécessaires (revue des procédures, modification du dispositif de contrôle, ...), la fonction de contrôle de second niveau doit attirer l’attention des ROSG sur les faits constatés et sur les mesures correctrices qu’il convient d’envisager.

  • Les contrôles de troisième niveau : il s’agit du dispositif de contrôle périodique. L’objectif principal de la fonction de contrôle périodique est d’évaluer l'adéquation et l'efficacité des systèmes de contrôle interne de l’entité agréée. Les contrôles de la fonction de contrôle périodique sont le plus souvent réalisés sur une base pluriannuelle.

La CCAF apprécie, lors de l’examen de la demande d’agrément, la pertinence des choix d’organisation proposés par la société en matière de contrôle interne et l’efficacité des fonctions de contrôle devant être mises en place.

Il s’agit d’un examen réalisé au cas par cas. Il peut être dérogé à certains des points ci-dessus selon notamment la taille de la société, la nature, le volume et la complexité de ses activités, ainsi que son appartenance ou non à un groupe.

Il en est de même de la possibilité d’externalisation d’une partie des contrôles, étant précisé que l’externalisation n’entraîne pas de transfert de responsabilité en matière de respect des dispositions légales.

Dans tous les cas, il appartient à la société de réévaluer régulièrement son dispositif de contrôle interne, en tenant compte notamment de l’évolution de ses activités et des anomalies ou difficultés rencontrées ou relevées en matière de contrôle interne.